Quanto costa davvero un'ora di fermo aziendale? Quasi nessuno lo sa, e non perché il calcolo sia difficile: semplicemente nessuno lo ha mai messo su un foglio. Quando la rete va giù si guarda l'orologio, si chiama l'operatore, si aspetta. Poi tutto riparte e la giornata si chiude come se niente fosse. Il costo fermo aziendale però è già stato pagato: stipendi di persone presenti ma senza poter lavorare, ordini entrati in ritardo, consegne che slittano. Qui trovate un metodo per trasformare quell'ora in un numero, da rifare sulla vostra azienda in mezza giornata.
Costo fermo aziendale: di cosa parliamo
È la somma di quello che l'azienda paga mentre è ferma e di quello che non incassa perché non ha lavorato. Il fermo è qualsiasi blocco che impedisce il lavoro normale: la linea internet che cade, lo switch (l'apparato che smista il traffico tra i computer dell'ufficio) che si spegne, il gestionale in cloud (cioè installato su server esterni e raggiungibile solo via internet) che non risponde, il Wi-Fi che sparisce in magazzino.
La formula semplice: persone × ore × costo orario
Il punto di partenza è una moltiplicazione:
persone ferme × ore di fermo × costo orario pieno = costo del tempo perso
Tre precisazioni, perché è qui che il calcolo di solito si sbaglia.
Persone ferme, non persone in organico. Chi è in trasferta o ha una pratica cartacea da chiudere continua a lavorare. Contate solo chi resta davvero con le mani in mano: in un ufficio con il gestionale in cloud sono quasi tutti.
Le ore non finiscono quando torna la linea. C'è la ripartenza: terminali da riagganciare, documenti scritti a mano da reinserire, telefonate da restituire. Se non l'avete mai misurata, aggiungete mezz'ora e restate comunque prudenti.
Il costo orario pieno, non lo stipendio netto. Comprende retribuzione lorda, contributi, TFR e postazione. Ve lo calcola il consulente del lavoro in pochi minuti.
Questa formula dà il minimo, non il totale: è la parte che pagate comunque, anche se in quell'ora non perdete un solo ordine.
I costi diretti: produzione, ordini, chiamate perse
Sopra il minimo ci sono i soldi che escono o che non entrano.
La produzione che non c'è. In una manifattura un'ora di linea ferma sono pezzi non prodotti, e il loro valore è il margine, non il prezzo di vendita. Se la commessa va consegnata comunque, quell'ora non sparisce: si recupera in straordinario o fa slittare la consegna. In entrambi i casi si paga.
Gli ordini che non entrano. Se gli ordini arrivano da un portale, da un e-commerce o da un gestionale collegato al magazzino, un'ora di blocco a metà mattina sposta tutto avanti: spedizioni che escono il giorno dopo, giacenze disallineate. In un negozio il fermo del POS, il terminale dei pagamenti che ha bisogno della connessione, significa clienti in fila che escono senza comprare, spesso nell'ora di punta.
Le chiamate perse. Con un centralino VoIP, cioè un telefono che viaggia su internet invece che sulla vecchia linea, quando cade la connessione cadono anche i telefoni. Chi chiama non sente "abbiamo un problema di rete": sente il vuoto, e il numero successivo sulla sua lista è quello di un concorrente.
Le ore fatturabili. Per commercialisti, consulenti e studi tecnici il conto è immediato: otto persone ferme un'ora sono otto ore che non andranno in parcella, e a ridosso di una scadenza valgono il doppio.
I costi indiretti: clienti insoddisfatti, straordinari, recupero
Sono le voci che non compaiono in nessuna riga di bilancio, e per questo nessuno le somma.
Il recupero. L'arretrato si smaltisce in due modi: straordinari maggiorati o consegne in ritardo. Il secondo sembra gratis, ma non lo è.
Il doppio lavoro. Quello che durante il fermo è stato scritto su carta va reinserito. È tempo pagato due volte, ed è lì che nascono gli errori: un documento di trasporto sbagliato, una giacenza che non torna, una fattura da rifare.
Il cliente. Il cliente non vede il guasto: vede che non rispondete o che l'ordine non è confermato. Una volta capita a tutti. Tre volte nello stesso trimestre diventano un'impressione sul modo in cui lavorate.
Il tempo di chi gestisce. Oltre all'eventuale intervento tecnico d'urgenza, c'è l'ora del titolare passata al telefono con l'operatore invece che sul proprio lavoro. È l'ora più cara dell'azienda.
Un esempio numerico su un'azienda da 15 persone
Una piccola manifattura, 15 persone tra reparto e uffici. Alle 10 cade la linea internet e torna dopo un'ora. Ipotizziamo un costo orario pieno di 25 euro.
Restano fuori il cliente che non è riuscito a parlarvi, gli ordini spostati al pomeriggio e l'eventuale intervento tecnico: il totale vero è più alto.
Rifate il conto con i vostri numeri. La cifra cambierà, ma se nell'ultimo anno di ore così ne avete avute quattro o cinque, avete appena trovato una voce di costo da qualche migliaio di euro mai discussa in nessuna riunione.
Confronto: un'ora di fermo vs il costo di una linea di backup
Una linea di backup è una seconda connessione, meglio se di tecnologia diversa dalla prima: per esempio FWA (internet via radio da un'antenna fissa sul tetto) o 5G, che non dipendono dai cavi della vostra strada. Un apparato chiamato router di failover tiene pronta la seconda linea e, quando la principale cade, sposta il traffico da solo: si torna a lavorare in pochi istanti, senza che nessuno debba intervenire.
Il confronto si fa così:
canone annuo della seconda linea contro costo di un'ora di fermo × ore di fermo in un anno
Il canone di una linea radio business è una cifra mensile da mettere accanto al costo di una sola ora calcolato sopra, più l'apparato per il passaggio automatico. Se da voi un'ora pesa come nell'esempio, bastano poche ore di fermo evitate in dodici mesi perché la seconda linea si ripaghi.
Due avvertenze. La linea di backup copre il guasto della connessione, non il resto: se il problema è lo switch, il cablaggio o il Wi-Fi, servono altre soluzioni, come un gruppo di continuità o una rete interna progettata bene. E se la vostra attività regge mezza giornata di blocco senza danni reali, questa spesa non vi serve. Il punto non è comprare più tecnologia, ma sapere quanto vale un'ora prima di decidere.
Biztems è una società di consulenza IT con sede a Napoli che si occupa di reti aziendali, connettività FWA e 5G, collegamento dei macchinari per l'Industria 4.0, backup e migrazioni in cloud, centralini VoIP e accesso da remoto per PMI, studi professionali e attività commerciali. Se volete sapere quanto vi costa davvero un'ora di fermo e dove la vostra rete è più fragile, vi regaliamo un check-up gratuito al telefono, oppure veniamo in azienda per una visita senza impegno.
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