Quanto tempo perde ogni giorno un'azienda a causa di problemi IT? Quasi nessuno lo sa, perché il tempo perso per problemi informatici in azienda non arriva mai in blocco. Non è il server fermo per due giorni: quello lo vedono tutti e finisce in riunione. È il PC che ci mette quattro minuti ad avviarsi, il file che non si apre al primo colpo, la videochiamata che si pianta mentre il cliente sta parlando. Momenti da due o tre minuti, che nessuno segnala e nessuno somma. Questo articolo serve a sommarli, con un calcolo che potete rifare sulla vostra azienda in una settimana.
Cosa intendiamo per tempo perso per problemi informatici in azienda
Non parliamo di guasti. Parliamo dei minuti in cui una persona è pagata per lavorare ma sta aspettando che uno strumento informatico faccia il suo mestiere: attesa, tentativo ripetuto, scorciatoia trovata al momento. Non ci sono fatture, non ci sono interventi, non resta traccia da nessuna parte. Per questo è invisibile finché qualcuno non decide di misurarlo.
S1. I 10 minuti al giorno che diventano giornate all'anno
Dieci minuti al giorno sembrano niente: il tempo di un caffè. In una conversazione nessuno li chiamerebbe un problema.
Il conto però è elementare. Dieci minuti al giorno, su circa 220 giorni lavorativi, fanno 2.200 minuti, cioè poco più di 36 ore. Per una sola persona sono quattro giornate e mezza di lavoro che spariscono ogni anno senza che nessuno se ne accorga.
Quattro giornate e mezza sono il tempo che serve a un commerciale per visitare quindici clienti, o a un tecnico di studio per preparare due pratiche complete. Non è tempo tolto alle pause: è tempo tolto alle cose che portano fatturato.
E dieci minuti è una stima prudente: quella soglia la supera chiunque lavori su file condivisi o su un gestionale in cloud, cioè un software che non sta sul PC ma su un server raggiunto via internet.
S2. Le attese invisibili: avvii lenti, file, stampe, videochiamate
Il tempo perso si accumula quasi sempre negli stessi cinque punti.
L'avvio della postazione. Quattro o cinque minuti tra l'accensione e il momento in cui si lavora davvero. Succede sui computer con disco meccanico invece che a stato solido, o dove negli anni si sono stratificati programmi che partono da soli. In uno studio professionale con otto postazioni sono quaranta minuti bruciati ogni mattina prima ancora di cominciare.
L'apertura dei file condivisi. Il preventivo, il disegno tecnico, la cartella del cliente che stanno sul server o sul NAS, cioè il disco di rete dell'ufficio. Se la rete interna è sottodimensionata, ogni apertura e ogni salvataggio costano secondi che si moltiplicano per quante volte quel file viene toccato in un giorno.
Le stampe. Il documento che parte e non esce, la coda bloccata, la stampante che sparisce dall'elenco. In un'attività commerciale che emette DDT tutto il giorno è l'inceppamento che manda in ritardo un carico.
Le videochiamate. Audio che va e viene, condivisione schermo che non parte, "mi senti?" per tre volte. Quasi sempre non dipende dal programma ma dalla banda in upload, cioè la velocità con cui i dati escono dall'azienda, che su molte linee è una frazione di quella in download. Qui il costo non è solo tempo: è l'impressione che resta al cliente dall'altra parte.
Il gestionale che risponde a scatti. Se è in cloud, la sua velocità dipende dalla linea e da quanto traffico la occupa in quel momento. Un backup che parte in orario di lavoro basta a rallentare tutta l'azienda per un'ora, e nessuno collega le due cose.
S3. Il calcolo su un'azienda da 10 e da 30 persone
La formula è una sola:
minuti persi al giorno × numero di persone × giorni lavorativi ÷ 60 = ore perse all'anno
Prendiamo una manifattura con 10 persone tra ufficio e produzione, con i nostri dieci minuti a testa. Fanno 100 minuti al giorno, 22.000 all'anno, cioè circa 366 ore: quasi 46 giornate da otto ore, più di due mesi uomo. La stessa azienda con 30 persone arriva a 1.100 ore, cioè circa 137 giornate.
Per tradurle in euro serve il costo orario pieno, non lo stipendio netto: retribuzione, contributi, TFR, postazione. Ipotizziamo 25 euro l'ora. L'azienda da 10 persone lascia sul tavolo circa 9.150 euro all'anno, quella da 30 circa 27.500. Rifate il conto con i vostri numeri: la cifra cambia, l'ordine di grandezza no.
Due avvertenze: una quota di quel tempo è fisiologica e resta sempre, e il calcolo non comprende i fermi veri, quelli con la rete giù e l'azienda bloccata, che si contano a parte e pesano di più.
S4. Perché nessuno segnala i piccoli rallentamenti
C'è una soglia sotto la quale le persone non aprono bocca, e non è pigrizia.
Il primo motivo è che segnalare costa più dell'attesa. Scrivere, spiegare, farsi richiamare, mostrare cosa succede: dieci minuti buoni. Se il problema ne fa perdere tre, nessuno li spende. Il calcolo del singolo è corretto, quello dell'azienda no, perché quei tre minuti tornano ogni giorno.
Il secondo è l'abitudine. Dopo sei mesi, il PC che ci mette cinque minuti ad accendersi non è più un problema: è "com'è sempre stato". Ci si organizza intorno, si arriva prima, si accende e si va a prendere il caffè. A questo si aggiunge che nessuno vuole passare per quello che si lamenta della tecnologia, soprattutto se il titolare ha appena investito in computer nuovi o in una linea più veloce.
Il terzo è il più costoso: le scorciatoie. Chi non riesce ad aprire il file sul server lo copia sul desktop, chi non può mandare un allegato pesante usa un servizio di trasferimento personale, chi non riesce a stampare si gira il documento sulla mail privata. Il rallentamento sparisce dalla vista e al suo posto nascono copie di documenti aziendali fuori dai sistemi dell'azienda, senza backup e senza controllo. Il problema non è stato risolto: è stato spostato, ed è diventato anche un problema di sicurezza.
S5. Come misurarlo in una settimana
Non serve un software di monitoraggio. Servono cinque giorni e un foglio.
Giorni 1-5, rilevazione. Date a ogni persona una tabella con sei righe (avvio postazione, apertura o salvataggio file, stampa, videochiamata, gestionale o posta, altro) e una colonna per giorno. Regola unica: si annota solo l'attesa superiore al minuto, in minuti interi, senza cronometro. Venti secondi al giorno a persona, e una indicazione chiara dall'alto: qui non si cerca chi è lento, si cerca cosa è lento.
Fine settimana, somma. Totale dei minuti diviso cinque, diviso il numero di persone: avete i minuti persi al giorno per persona, il numero da mettere nella formula di S3. Moltiplicate per 44 settimane e avete l'anno.
In parallelo, tre misure oggettive. L'avvio di tre postazioni diverse, dall'accensione al primo clic utile. L'apertura di un file pesante dal server, in due momenti della giornata. Uno speed test dalla rete aziendale alle 9, alle 12 e alle 16, segnando download e upload. Tre numeri che dicono se il problema sta nelle postazioni, nella rete interna o nella linea.
Alla fine, la classifica. Ordinate le sei righe per minuti persi e guardate le prime due. Quasi sempre si risolvono con un intervento mirato, non con un rifacimento: un disco a stato solido su quattro postazioni, uno switch decente, il backup spostato alle 22, una linea con più banda in upload. Il resto può aspettare, e adesso sapete quanto costa aspettare.
Biztems è una società di consulenza IT con sede a Napoli: ci occupiamo di reti aziendali e connettività industriale (LAN enterprise, ponti wireless, FWA e 5G), cloud, backup, VPN e telefonia VoIP per PMI, studi professionali e attività commerciali. Se volete capire dove se ne va il tempo nella vostra azienda, vi offriamo un check-up gratuito: mezz'ora al telefono, oppure veniamo in sede per una visita senza impegno. Alla fine avete un quadro chiaro delle priorità, poi decidete voi.